4.5 使用电子表格批处理数据 课件（23张PPT）
文档属性
| 名称 | 4.5 使用电子表格批处理数据 课件（23张PPT） |  | |
| 格式 | pptx | ||
| 文件大小 | 6.0MB | ||
| 资源类型 | 教案 | ||
| 版本资源 | 粤教版 | ||
| 科目 | 信息技术（信息科技） | ||
| 更新时间 | 2021-10-14 10:22:13 | ||
图片预览
文档简介
(共23张PPT)
制作表彰奖状
---使用电子表格批处理数据
目标任务
批量制作表彰奖状
为某市新冠疫情接种率高的学校颁发荣誉证书。名单出来后，如果手写奖状任务量大，还可能会耽误发奖，有没有快速打印出奖状的方法呢，这就是我们要学习的内容。
目标任务
批量制作表彰奖状
提出问题：
（1）同学们有没有类似的经历？你觉得该如何处理？
（2）电子表格是用来处理数据的，怎样应用于奖状的制作呢？
是不是需要与其他软件配合使用呢？
目标任务
批量制作表彰奖状
INFORMATION TECHNOLOGY
批量打印前期准备
01
前期准备
◎
生成获奖名单
◎
制作获奖证书模板
生成获奖名单
操作步骤：
（1）通过排序和筛选的方法，按照接种率由高到低的顺序，选出10个接种率最高的学校。
（2）将学校信息和接种复制粘贴到“新冠疫苗接种情况获奖名单.xlsx”中。
（3）通过电子表格的自动填充功能，为学校填写获得的具体奖项，接种率在99%以上的学校为“先进单位”，其他学校为“优秀组织单位”。
生成获奖名单
生成获奖名单
探究：如何输入“学校全称”
在“新冠疫苗接种情况获奖名单”表格C3单元格所示，“第三区向南中学”包含“区属”信息，也包含“学校”信息，这是如何到的
利用了电子表格“合并字符串”的功能，可以在“新冠疫苗接种情况获奖名单”中将区属信息和学校信息合并。
在“总人数”列前面插人新列，命名为“学校全称”，然后要在新的C3单元格中呈现合并的区属和学校信息。
“第三区（向南中学）”这个字符串由四部分组成，分别是“第三区” “(” “向南中学” “)”将这四部分用文本合并运算符“＆”连接起来就可以了。
在编辑栏中输入如下公式C3＝ =A3&"（"&B3&"）" ，利用“单元格自动填充”，智能复制公式，完成全部“学校全称”列数据字符串的合并。
制作获奖证书模板
制作获奖证书模板
操作步骤：
（1）新建文档：根据空白获奖证书的纸张大小、可供打印的空白位置，在“WPS文字”中新建文档；
（2）设置纸张方向，大小，页边距；在“页面布局”中设置“纸张方向”为横向，“纸张大小”为“A4”，“页边距”为上：26毫米，下：：26毫米，左：：32毫米，右：32毫米；
（3）插入奖状背景图片：“插入”——“图片”，打开背景图片所在的文件夹，将背景图片插入，并将图片的“环绕”属性设置为“衬于文字下方”；
（4）输入奖状中的文字信息，并在需要插入学校信息的地方留空，按照奖状的位置、格式排好版，并保存为“荣誉证书模板.docx”。
进行“邮件合并”
02
将不同文档表格的数据统一合并到新文档中，以建立“数据共享”。
含义
能够把电子表格中的数据“传递”到打印文档中，提高格式化文档批量生成和打印效率。
优势
邮件合并
打开“数据源”
操作步骤：
（1）在“WPS文字”中打开制作好的“荣誉证书模板.docx”文档，单击“引用”选项卡下的“邮件合并”按钮，进入“邮件合并”姿态；
（2）单击 “打开数据源”（选取的“数据源”要处于关闭状态），选择“新冠疫苗接种情况获奖名单”工作表，单击“确定”；
（3）打开“数据源”后，在“邮件合并”选项卡下的“收件人”“插入合并域”等按钮由不可用的灰色状态变为可用的黑色状态。单击“收件人”按钮，可查看或设置“邮件合并收件人”。
打开“数据源”
操作步骤：
（1）通过排序和筛选的方法，按照接种率由高到低的顺序，选出10个接种率最高的学校。
（2）将学校信息和接种率复制粘贴到“新冠疫苗接种情况获奖名单.xlsx”中。
（3）通过电子表格的自动填充功能，为学校填写获得的具体奖项，接种率在99%以上的学校为“先进单位”，其他学校为“优秀组织单位”。
插入合并域
操作步骤：
（（1）选取“数据库域”；
（2）选定预留位置，在“插入域”列表中选择对应的数据项，单击“插入”，现单击“关闭”。
“查看合并数据”与“合并到新文档”
将全部“合并域”插入到模板后，可以通过单击“查看合并数据”按钮后使用“记录浏览”按钮，查看所有数据项“邮件合并”后的效果。
确认无误后，单击“合并到新文档”按钮，生成包含全部“邮件合并”结果页面、可供连续批量打印的新文档。
在准备好打印机并放入一批专用纸张（荣誉证书）后，在“WPS文字”中执行“打印”命令，就可以快速得到格式相同、数据项目源自电子表格的打印成品。
讨论
邮件合并功能有哪些应用场景？
邮件合并
录取通知书
邮件合并的应用
准考证
信函
工资条
邮件合并的应用
标签
课堂练习
1.利用电子表格（ ）的功能，可以在“新冠疫苗接种情况统计表”中将区属信息和学校信息合并。
2.在制作好打印模板电子文档和获奖名单电子表格的基础上，可以开始进行（ ）了。
3.使用（ ）和（ ）功能，方便快捷地制作出了全部的奖状打印文档，极大地提高了工作的效率。
布置作业
课后，利用本节课所学内容，帮助老师完成期末各项获奖学生名单的批量打印。
谢谢！
制作表彰奖状
---使用电子表格批处理数据
目标任务
批量制作表彰奖状
为某市新冠疫情接种率高的学校颁发荣誉证书。名单出来后，如果手写奖状任务量大，还可能会耽误发奖，有没有快速打印出奖状的方法呢，这就是我们要学习的内容。
目标任务
批量制作表彰奖状
提出问题：
（1）同学们有没有类似的经历？你觉得该如何处理？
（2）电子表格是用来处理数据的，怎样应用于奖状的制作呢？
是不是需要与其他软件配合使用呢？
目标任务
批量制作表彰奖状
INFORMATION TECHNOLOGY
批量打印前期准备
01
前期准备
◎
生成获奖名单
◎
制作获奖证书模板
生成获奖名单
操作步骤：
（1）通过排序和筛选的方法，按照接种率由高到低的顺序，选出10个接种率最高的学校。
（2）将学校信息和接种复制粘贴到“新冠疫苗接种情况获奖名单.xlsx”中。
（3）通过电子表格的自动填充功能，为学校填写获得的具体奖项，接种率在99%以上的学校为“先进单位”，其他学校为“优秀组织单位”。
生成获奖名单
生成获奖名单
探究：如何输入“学校全称”
在“新冠疫苗接种情况获奖名单”表格C3单元格所示，“第三区向南中学”包含“区属”信息，也包含“学校”信息，这是如何到的
利用了电子表格“合并字符串”的功能，可以在“新冠疫苗接种情况获奖名单”中将区属信息和学校信息合并。
在“总人数”列前面插人新列，命名为“学校全称”，然后要在新的C3单元格中呈现合并的区属和学校信息。
“第三区（向南中学）”这个字符串由四部分组成，分别是“第三区” “(” “向南中学” “)”将这四部分用文本合并运算符“＆”连接起来就可以了。
在编辑栏中输入如下公式C3＝ =A3&"（"&B3&"）" ，利用“单元格自动填充”，智能复制公式，完成全部“学校全称”列数据字符串的合并。
制作获奖证书模板
制作获奖证书模板
操作步骤：
（1）新建文档：根据空白获奖证书的纸张大小、可供打印的空白位置，在“WPS文字”中新建文档；
（2）设置纸张方向，大小，页边距；在“页面布局”中设置“纸张方向”为横向，“纸张大小”为“A4”，“页边距”为上：26毫米，下：：26毫米，左：：32毫米，右：32毫米；
（3）插入奖状背景图片：“插入”——“图片”，打开背景图片所在的文件夹，将背景图片插入，并将图片的“环绕”属性设置为“衬于文字下方”；
（4）输入奖状中的文字信息，并在需要插入学校信息的地方留空，按照奖状的位置、格式排好版，并保存为“荣誉证书模板.docx”。
进行“邮件合并”
02
将不同文档表格的数据统一合并到新文档中，以建立“数据共享”。
含义
能够把电子表格中的数据“传递”到打印文档中，提高格式化文档批量生成和打印效率。
优势
邮件合并
打开“数据源”
操作步骤：
（1）在“WPS文字”中打开制作好的“荣誉证书模板.docx”文档，单击“引用”选项卡下的“邮件合并”按钮，进入“邮件合并”姿态；
（2）单击 “打开数据源”（选取的“数据源”要处于关闭状态），选择“新冠疫苗接种情况获奖名单”工作表，单击“确定”；
（3）打开“数据源”后，在“邮件合并”选项卡下的“收件人”“插入合并域”等按钮由不可用的灰色状态变为可用的黑色状态。单击“收件人”按钮，可查看或设置“邮件合并收件人”。
打开“数据源”
操作步骤：
（1）通过排序和筛选的方法，按照接种率由高到低的顺序，选出10个接种率最高的学校。
（2）将学校信息和接种率复制粘贴到“新冠疫苗接种情况获奖名单.xlsx”中。
（3）通过电子表格的自动填充功能，为学校填写获得的具体奖项，接种率在99%以上的学校为“先进单位”，其他学校为“优秀组织单位”。
插入合并域
操作步骤：
（（1）选取“数据库域”；
（2）选定预留位置，在“插入域”列表中选择对应的数据项，单击“插入”，现单击“关闭”。
“查看合并数据”与“合并到新文档”
将全部“合并域”插入到模板后，可以通过单击“查看合并数据”按钮后使用“记录浏览”按钮，查看所有数据项“邮件合并”后的效果。
确认无误后，单击“合并到新文档”按钮，生成包含全部“邮件合并”结果页面、可供连续批量打印的新文档。
在准备好打印机并放入一批专用纸张（荣誉证书）后，在“WPS文字”中执行“打印”命令，就可以快速得到格式相同、数据项目源自电子表格的打印成品。
讨论
邮件合并功能有哪些应用场景？
邮件合并
录取通知书
邮件合并的应用
准考证
信函
工资条
邮件合并的应用
标签
课堂练习
1.利用电子表格（ ）的功能，可以在“新冠疫苗接种情况统计表”中将区属信息和学校信息合并。
2.在制作好打印模板电子文档和获奖名单电子表格的基础上，可以开始进行（ ）了。
3.使用（ ）和（ ）功能，方便快捷地制作出了全部的奖状打印文档，极大地提高了工作的效率。
布置作业
课后，利用本节课所学内容，帮助老师完成期末各项获奖学生名单的批量打印。
谢谢！