任务一 输入数据 课件1

课件26张PPT。
Excel数据输入Excel数据输入
概述
数据输入是很实际的问题，许多工作人员不得不面对它。针对不同规律的数据，采用不同的输入方法，不仅能减少数据输入的工作量，还能保障输入数据的正确性。
如果不了解掌握不同类型数据的输入方法，某些人要几天才能输入完成的数据，但有的人几分钟就完成了，而且数据不会出错！
一、 Excel的数据类型
1、Excel的常见数据类型
数字型、日期型、文本型、逻辑型数据
数字表现形式多样：货币、小数、百分数、科学计数法、各种编号、邮政编码、电话号码等多种形式 二、简单数据的输入
1、数据输入的一般过程
（1）选定要输入数据的单元格。
（2）从键盘上输入数据。
（3）按Enter键后
2、输入数值
（1）正数的输入：+234，13,333,333，12E3
（2）负数的输入： -234，(234)，-12e2
（3）分数的输入: 2 2/3, 0 3/4
（4）货币数据的输入:￥123，$21二、简单数据的输入
3、输入文本
字符文本应逐字输入
数字文本以‘开头输入，或用=“数字”方式输入。
输入文本32，可输入： =“32” 或输入：'32
二、简单数据的输入
4、输入日期
以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式输入
通过格式化得到其它形式的日期，这样可减少输入
格式方法是选择“格式”|“单元格”|“数字”|“日期”二、简单数据的输入
5、输入公式
公式是对工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（＝）开始。
例如在A3输入：=5+2*3，结果等于 2 乘 3 再加 5。A3中将显示11三、 相同数据的输入1、复制相同数据
建立有相同数据的不同工作表，可用复制方法
某班主任建立相同的成绩表头 ，可用此法。复制一班表头三、 相同数据的输入2、填充复制相同数据
设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。
（1）在G2中输入“计算机通信”，然后Enter。
（2）单击G2，G2右下角会出现黑色小方块，它就是填充柄。
（3）向下拖动填充柄，拖过的单元格都被填入了“计算机通信” 。 三、 相同数据的输入3、用Enter输入相同数据
设要建立下图所示“学生档案”表。其中入学时间、班级、专业都是相同数据。
（1）选中F2：F11
（2）输入：JK001
（3）按Ctrl+Enter 可用同样方法输入C、G列数据四、 编号的输入
1、复制输入连续的编号
连续编号（或等差、等比性质的数据）应该采用复制或序列填充的方式进行输入。
比如公司或单位的职工编号、电话号码、手机号码、零件编号等。
输入右图A列的学号 （1）在A2输入 1003020101
在A3输入1003020102
（2）选中A2：A3
（3）向下拖动A3单元格的填充柄。四、 编号的输入2、填充产生连续编号
填充序列方式适用于输入较多的连续编号数据。
比如要输入电话号码：663321240~663328000，如右图所示，方法如下。
在第一个单元格中输入起始号码
选择“编辑”|“填充”|“序列”菜单命令。
在Excel弹出的“序列”对话框中指定“列”
在步长值中输入1
在终止值中输入最后一个号码。
四、 编号的输入3、利用自定义格式产生特殊编号
人们常会遇到各种具有一定规则的特殊格式的编号。如右图的保险号。
1、选中要输入保险号的区域
2、选择“格式”|“单元格”菜单命令。
3、选中“自定义”
4、输入自定格式：
p00-000-0000五、组合多个单元格数据用&运算符组合数据
“&”为字符连接运算，其作用是把前后的两个字符串（也可以是数值）连接为一个字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的结果为ADKDKDDKA。123&45&678的结果为“'12345678”
设下图E列数据由C、D列数据组合而成。
在E2中输入公式=C2&D2，然后向下复制！六、采用下拉列表进行数据选择 1、下拉列表的适用范围
项目个数少而规范的数据，比如职称、工种、单位及产品类型等，这类数据适宜采用Excel的“数据有效性”检验方式，以下拉列表的方式输入 。
例如：
某校教师档案如右图所示，其中的职称列数据只能从“讲师、教授、副教授、助教”中选择。这类数据用下拉列表输入，方便而准确。六、采用下拉列表进行数据选择
2、下拉列表建立方法
（1）选中要建立下拉列表的单元格区域。
（2）选择 “数据”|“有效性”菜单项。
（3）选择“设置”标签，然后从“允许”下拉列表中选择“序列”选项。
（4）在“来源”文本框中输入职称名字“助教,讲师,副教授,教授”
七、利用公式与函数进行查找输入
1、查找输入的意义
如果表格中的不同数据列之间存在一定的依赖关系，那么用IF公式进行数据的转换输入是一种效率较高的输入方法。
如果某些数据已经在其它数据表中建立好了，查询输入可以提高效率，且能减少输入错误。七、利用公式与函数进行查找输入2、IF函数的应用
IF函数又称为条件函数，它能够对给出的条件进行判断，并根据判断结果的正误执行不同的运算。
IF函数的调用形式如下：
IF(条件式,条件成立时函数的取值,条件不成立时函数的取值)
比如，
IF(3>2,“right”,“error”)”的结果是“right”，
而IF(3<2,"right","error")的结果应该是“error”
因为3>2是正确的，函数的结果就是“条件正确时的取值”。与之相对应，而3<2是错误的，所以……。
七、利用公式与函数进行查找输入
IF函数可以嵌套使用，即在IF函数中还可以使用IF函数，最多可以嵌套7层。比如：
IF(A2>89,“A”,IF(A2>79,“B”))，
如果A2等于93，则该函数的结果是“A”；
如果A2等于80，则函数的结果是内层IF(A2>79,“B”)的结果，显然80>79，所以结果为“B”；
如果A2等于65呢？函数的结果就是IF(A2>79,"B")不成立时的取值，这时该函数的结果就是一个空值，因为IF(A2>79,"B")没有给出A2>79不成立时的取值，在这种情况下，Excel将返回一个空值（即什么结果都没有！）给该函数。七、利用公式与函数进行查找输入3、IF函数查找转换案例
某学校年度奖金如下图所示，奖金根据职称确定。教授：2000元，副教授：1500，讲师：1000，助教：是500元。
在F3输入公式：=IF(E3="教授",2000,IF(E3="副教授",1500,IF(E3="讲师",1000,IF(E3="助教",500))))八、用RAND和INT产生实验数据1、Rand 函数
又称为随机函数，它产生一个介于0~1之间小数 。
对Rand函数的结果进行放大，能产生任意范围内的数据。如：
RAND()*100 ：可以产生0~100之间的数据
RAND()*50+50 ：可以产生50~100之间的数据。
2、Int函数
又称取整函数，将数字向下舍入到最接近的整数。
比如：INT(8.9) 的结果是8
INT(-8.9) 的结果 是-9 九、用RAND和INT产生实验数据案例
建立如图所示的学生成绩表，用INT函数和RAND函数产生C2:J11区域的成绩，设成绩在20~100之间。
(1)选中 C2:G11区域
(2)输入公式：=20+int(rand()*80
(3)按Ctrl+Enter说明：用rand产生的数据会随时发生变化，可将它贴粘为数据，它就不会发生变化了。其方法是：
（1）选中C3:G11区域，然后选择“复制”
（2）选择“编辑”|“选择性贴粘”
（3）从弹出的对话框中选择“数值”。函数1、函数的概念
函数是Excel已经定义好了的一些特殊公式，它们可以对一个或多个数据进行计算，然后把计算的结果存放在某个单元格中。
2、Excel函数类型
工作表函数、财务函数、日期函数、时间函数、数学与三角函数、统计类函数、数据库管理函数、文本函数及信息类函数等。常用工作表函数1、SUM和Average
用法：
sum(x1,x2,x3……x30)
Average (x1,x2,x3……x30)
其中，x1,x2 ……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。
功能：
sum求所有参数x1,x2 ……x30的总和．
Average求所有参数x1,x2 ……x30的平均值
常用工作表函数２、max和min
用法：
max(x1,x2,x3……x30)
min (x1,x2,x3……x30)
其中，x1,x2 ……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。
功能：
max求所有参数x1,x2 ……x30的最大值．
min求所有参数x1,x2 ……x30的最小值
常用工作表函数３、count
用法：count(x1,x2,x3……x30)
其中，x1,x2 ……x30可以是数字，单元格或单元格区域的引用，也可以是表达式。
功能： 统计x1,x2 ……x30中数据的个数。
4、countif
用法：　COUNTIF(单元格区域, “条件”)
其中条件可以是比较式，但必须用双引号括起来．如“>90”，“<=60”
功能:
统计指定单元格区域中满足条件的数字的个数．