常用应用文写作格式及范例
1.书信的基本格式:
(1)称呼:第一行顶格写,后用冒号。
(2)正文:另起一行空两格。一般先写问候语,再写主要内容。
(3)结尾:写祝颂语。“祝”、“此致”等词语可紧接正文之后写,也可独占一行,空两格写。“健康”、“敬礼”等用语要另起一行,顶格写。
(4)署名:写在另起一行的偏右处。
(5)日期:写在署名下一行的右边。
(6)用语要简洁得体、条理清晰,有真情实感。
示例:
毛泽东给徐特立的信
徐老同志:
您是我二十年前的先生,您现在仍然是我的先生,您将来必定还是我的先生。
当革命失败的时候,许多共产党员离开了共产党,有些甚至跑到敌人那边去了,您却在一九二七年秋天加入共产党,而且取的态度是十分积极的。从那时至今长期的艰苦斗争中,您比许多青年壮年党员还要积极,还要不怕困难,还要虚心学习新的东西。什么“老”,什么“身体精神不行”,什么“困难障碍”,在您面前都被降服了。而在有些人面前呢?却做了畏葸不前的借口。您是懂得很多而时刻以为不足,而在有些人本来只有“半桶水”,却偏要“淌得很”。您是心里想的就是口里说的与手里做的,而在有些人他们心之某一角落,却不免藏着一些腌腌臜臜的东西。您是任何时候都是同群众在一块的,而在有些人却似乎以脱离群众为快乐。您是处处表现自己就是服从党的与革命的纪律之模范,而在有些人却似乎认为纪律只是束缚人家的,自己并不包括在内。您是革命第一,工作第一,他人第一,而在有些人却是出风头第一,休息第一,与自己第一。您总是拣难事做,从来也不躲避责任,而在有些人则只愿意拣轻松事做,遇到担当责任的关头就躲避了。所有这些方面我都是佩服您的,愿意继续地学习您的,也愿意全党同志学习您。
当您六十岁生日的时候写这封信祝贺您,愿您健康,愿您长寿,愿您成为一切革命党人与全体人民的模范。
此致
革命的敬礼! 毛 泽 东 1939年1月19日
【常见考点】感谢信
定义:是为表示感谢而写的一种专用书信。
基本格式:
①标题:第一行正中写“感谢信”三字;
②称谓:顶格写被感谢的单位名称或个人姓名、称呼,后加冒号;
③正文:写感谢的内容,叙述先进事迹,赞扬好的品德作风及产生的效果;
④结尾:写表示感谢、敬意的话;
⑤署名:居右边,写提出感谢的单位名称或个人姓名;
⑥日期:写在署名下一行的右边。
示例:??
?感谢信 ××农科所: ??在今年五月我乡玉米发生大面积虫害,严重影响生长的紧急时刻,贵所派出全部农业技术人员来我乡根治病虫害,避免了上千亩玉米绝收。目前作物长势良好,丰收在望。谨向你们表示衷心感谢! 我们决心在党的十七大精神指引下,继续努力生产,以实际行动答谢你们的帮助和关怀。 ??此致 敬礼 ????????????????????××乡人民政府
?????????????????????????????????×年×月×日
注意:感谢信要求把被感谢对象的人物、事件准确精当地叙述出来,评价要恰当,文字要精炼,感情要真诚、朴素。
【常见考点】证明信
证明信是组织(单位)证明有关人员的身份、经历、学历或某件事情的真象而写的证明。格式:
①标题:“证明”或“有关**问题的证明”。
②称谓。
③正文:被证明的事实。
④结尾一般写“特此证明”。
⑤出具证明的单位署名、日期,加盖公章。
证 明 南京市 xx大学: 你校张伟明同志2013年至2015年曾在我校学习,成绩合格。特此证明。 此致 敬礼! 玄武外国语学校 2019年8月6日
2、留言条
定义:是指找人没有找到,又没有时间等候,只能留给对方一个简短而明了的条据。
格式:①称谓:称谓要顶格写,条子留给谁就称呼谁;
②正文:转行空两格写正文,简单地把你要给对方说的事情写清楚;
③署名和日期:在正文右下方写清楚谁留的条子,并在署名的下一行写清年、月、日。
示例:
留言条 刘磊同学: ??原定星期日的春游改在星期六了,原因是气象台预报星期日有中雨。上午八时在校门口集合,请你准时参加。 ???同学:王明 ???????????? ×年×月×日
3、请假条
格式:①标题:第一行正中写“请假条”三字;
②称谓:顶格写称谓,即向谁请假,注意应加上其职务,以示尊重;
③请假原因:空两格,说明请假事由,如病假、事假等;
④请假起止时间:Ⅹ月Ⅹ日至Ⅹ月Ⅹ日,共Ⅹ天;
⑤祝颂语:如“此致 敬礼”(注:可要可不要);
⑥请假人签名:右侧对齐;
⑦请假时间:在签名下面,写上请假条书写的日期。
示例:?
请假条 尊敬的李老师: 因我感冒发烧,需治疗休息,特向您请假两天(3月16、17日)。请您批准。???????????????????????? 学生:张晓光?? 2017年3月15日
4、通知
格式:①标题:第一行居中写明“通知”或“关于XX 的通知”;
②称呼:换行顶格写明被通知方的名称,后用冒号;
③正文:另起一行空两格写通知内容,如会议通知包括会议内容、时间、地点、出席对象和有关准备事项等;
④署名:正文下一行的右下方写发出通知的单位或组织;
⑤日期:写在署名下一行的右边。
例:
通知 各班班主任和语文老师: 明天下午第三课后在党支部办公室召开班主任和语文老师会议,讨论研究怎样加强学校政治思想工作问题。请充分准备意见,准时参加。 ???????????????????????????????????校党支部办公室 ?????????????????????????????? 2012年12月6日
5、启事
格式:①标题:第一行居中写明“XX启事”;
②正文:另起一行空两格写启事内容,交代有关事情的原委和目的,提出要求和希望,说明有关注意事项及办理程序等。有些内容则不应写具体明确,如“招领启事”中有关失物的详情,以防冒领;
③署名:正文下一行的右下方写提出启事的单位或个人;
④日期:写在署名下一行的右边。
⑤分类:有招领启事、寻物启事、招聘启事、征稿启事等多种。
示例:
《国庆特刊》征稿启事 为了欢庆中华人民共和国70华诞,班委会讨论决定,我班出一期“国庆特刊”。希望全体同学踊跃投稿。具体要求: 一、 内容能表达我们年轻一代对祖国对党的无限热爱之情,体裁不拘。 二、 500字左右,要用稿纸誊写清楚。 三、 稿件请于9月20日前交给宣传委员黄玲同学。 ?????????????????????????????初三(9)班宣传组 ???????????????????????????????2019年9月1日
6、申请书
格式:①标题:第一行居中写明“申请”或“XXX申请”,加上标明性质的字样;
②称呼:换行顶格写接收申请书的单位名称或领导同志姓名,后用冒号;
③正文:另起一行空两格写申请内容。内容应包括三个方面:第一,申请什么,要求批准什么;第二,提出申请的目的和理由;第三,表明自己的态度(或决心、愿望等);
④结尾:写表示敬意之类的专用;
⑤署名:正文下一行的右下方写提出申请的单位或个人;
⑥日期:写在署名下一行的右边。
示例:?
申请书 敬爱的团支部: 中国共产主义青年团,……我作为一名满十四周岁,生在新社会、长在红旗下的有志热血青年,申请早日加入自己的组织。 …… 现在,我正式向组织提出申请,希望团组织能够早日吸收我,以实现一个志在报国少年的心愿。入团后,我一定更加积极地工作,……如果团组织不能批准我入团,说明我离团的要求还有有一定差距。我将继续加倍努力,创造条件,争取早日入团,请团组织看我的实际行动吧! 此致 敬礼! ???????????????????申请人:xxx ????????????????????xxxx年x月x日
7、请柬
定义:是用于邀请公众参加庆典、宴会、纪念会、展览会等活动时常用的通知性的人际交流形式。
格式:①标题(封面):第一行居中写明“请柬”;
②正文:顶格写被邀请人的名字及称谓。内容另起一行,空两格,交待活动内容(如开座谈会、联欢晚会、过生日等)、时间、地点;结尾写常用邀请惯用语(如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”等)。
③落款:发柬者名称(个人、单位)及发出请柬的时间。(有必要时,可加上入场券。邀请单位还可应加盖公章,以示庄重)
示例:
请柬 尊敬的XXX先生: 为了促进我国互联网产业的健康发展,中国互联网协会定于2006年4月25日,在厦门召开“2006中国站长论坛暨第二届中国站长大会”。邀请协会有关领导与互联网骨干网站站长,发表对促进互联网网站发展的观点和建议,为下一步发展打好基础。 特邀请您莅临采访。 ????????????????????????中国站长大会组委会 ????????????????????????2006年3月25日
8、收条
格式:①标题:写在正文上方中间位置,字体稍大;
②正文:转行空两格处开始写,但以“今收到”为标题的收条是不空格的。正文一般要写明下列内容,即写明收到的钱物的数量、物品的种类、规格等情况。
③落款:一般要求写上收钱物的个人或单位的名称姓名,署上收到的具体日期,一般还要加盖公章。
示例:
收条 今收到高山公社铁匠沟大队马胜田、牛兴旺二同志送来的棉花技术承包合同奖金叁千元整。???????????????????????????????????????????? ××省农业科学研究院(盖章) 经手人:张宁 ???????????????????????????一九九八年十月七日
格式: 一般由标题、正文、落款三部分组成。
(一)标题
即在正文上方中间以较大字体写上“欠条”或者“借条”两字。也有的在此位置写上“暂欠”或“今欠”字样作为标题,但这种标题正文则在下一行顶格写。
(二)正文
欠条的正文要写清欠什么人或什么单位什么东西、数量多少,并要注明偿还的日期。
①欠款(物)、借款(物)的原因;
②欠款(物)、借款(物)的准确数额,借物的名称、数量,金额应用大写表示;
③欠、借款(物)的归还时间、付清期限应明确;
④违约责任要写清楚,如利息等;
⑤必要时,应当由担保人签字,并写明担保期限、责任。
(三)落款
落款要署上欠方(借方)单位名称和经手人的亲笔签名,是个人出具的欠条(借条)则需署上立欠方(借方)个人的姓名。并同时署上欠借款(物)的日期。单位的要加盖公章,个人的要加盖私章。
此外,要注意的是:
①字里行间应当紧凑,不能留有多余的空间。
②最好附带在借条和欠条中体现出借人和借款人的身份证号码,这样可以避免不必要的纠纷。
③签名应当真实,应当当面书立,防止借款人或欠条书立人用其他人来签名,最后拒绝承认借条。
④尽量避免使用容易产生分歧的语言,简洁和语义单一的借条才是最标准的借条。书写务必要字迹清晰,不可涂改。若不得不改动的,则需由改动方在改动处加盖公章(私 章)或个人签名。
⑤还款时间直接关系到诉讼时效的问题需要注意写法,钱数末尾加个“整”字,这些汉字要准确书写:壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万。
⑥要注意欠条与借条有所不同,欠条适用范围比借条要广泛,借条约定的事项表明的债权债务关系比欠条要更为清楚、明确。
示例:
借条 今天借了学校体育器材室一个足球,用于下午课外活动的比赛。比赛结束马上归还。
*年级(2)班:周涛
****年**月**日
欠条和借条因为有差别,所以要注意措辞,示例如下:
欠条 因买到**某(身份证号*********)的**产品,总价款拾万元整,已付捌万元整,尚欠贰万元整于今年十月十日前付清。每拖延一天,愿意按照每日万分之二支付利息。 欠款人(签名):***(身份证号:******) *******年**月***日
借条 今借到*****某(身份证号:***********)人民币*******元整(用于**********),****年**月**日前还清。 借款人(签名):***(身份证号:******) *******年**月***日
倡议书
定义:是个人或集体首先公开提出某种建议,以推动某一项任务或活动广泛开展的专用书信。
格式:①标题:第一行居中写明“倡议书”三字;
②称呼:一般顶格写在第二行开头;
③正文:转行空两格写倡议书的背景原因和目的;写倡议的具体内容和要求。开展怎样的活动,都做哪些事情,具体要求是什么,它的价值和意义都有哪些。倡议内容一般是分条开列,这样写往往清晰明确,一目了然。倡议的语言要有鼓动性和感染力。
④署名:正文下一行的右下方写发出倡议的单位或组织;
⑤日期:写在署名下一行的右边。
示例1:
倡议书 全校师生: 今年我国长江流域和嫩江流域,产生了建国以来的特大洪水,给国家造成了庞大的财产损失,给灾区人民的生活带来极大不便。 在社会主义大家庭里,“一方有难,八方支援”是共产主义精神的体现。我们倡议全校师生捐款捐物来帮助灾区人民渡过难关。“一分钱,一件衣”,钱物有价,情义无价,贵在大家的支持。希望大家尽己所能,热情地伸出友谊的双手,为灾区人民做出贡献,愿意捐款的师生请到学生会办公室联系。?????????? 光明中学学生会 ???????????xxxx年x月x日