第5章 电子表格处理软件Excel

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第5章 电子表格处理软件Excel
● 5.2 Excel 的基本操作
● 5.3 Excel 数据库功能
● 5.4 Excel 的打印操作
● 5.1 Excel 概述
5.1 Excel 概述
5.1.1 Excel 的功能与特点
1. 主要功能
(1) 表格编辑功能
(2) 表格管理功能
(3) 设置工作表格式
(4) 绘制统计图表
(5) 数据列表管理
2.主要特点
(1) 将工作表组织为工作簿，使表格处理从二维空间扩充为三维空间。
(2) 能提供多种统计图，数据表示更直观。
(3) 允许在工作表中使用公式与函数，简化数据统计工作。
(4) 继承了Windows 风格的用户界面。
(5) 还可与其它MS Office 办公套件中应用程序共享信息。
1. 运行环境
中文Windows 98 以上平台，支持中文Windows 的硬件环境，8MB以上系统内存。
2. 启动
单击[开始]按钮 → 菜单[程序/ Microsoft Excel] →Excel 应用程序窗口
“开始”菜单和Excel 窗口如下图所示：
5.1.2 Excel 的运行环境、启动和退出
通过程序调出级联菜单
单击开始，调出主菜单
单击这里，进入Excel工作区
↓
3. 退出
方法一：单击Excel 应用程序主窗口[关闭]按钮。
方法二：选中菜单[文件/退出]。
方法三：按Alt+F4键。
方法四： 双击Excel标题栏左上角的控制菜单按钮。
在执行以上四种方法之前，如果文件已存盘，则系统立即关闭，如果没有存盘，则出现以下对话框：
单击这，保存当前表格内容后关闭系统
单击这，不保存当前表格内容关闭系统
单击这，放弃关闭操作
5.1.3 Excel 的名词解释
1. 单元格：表格中的一个格子，行和列
的交叉，表格的最小单位。
2. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。
3. 工作簿：Excel中用来处理和存储工作数据的文件称为工作簿（.XLS)。
Excel在打开、关闭、保存文件时，使用的便是工作簿。工作簿类似于日常使用的活页夹，可以随时将一张张工作表放入其中。在默
在默认情况下一个工作簿中包含有16个工作表，分别由Sheet1、Sheet2、…Sheet16命名。对于一个工作簿中包含的若干个工作表，在同一时间内只有一个工作表是当前活动工作表。所谓“活动工作表”是指对用户输入作出反应的工作表。
4. 工作表：工作表是Excel提供给用户的主要工作环境，用户对数据的处理工作都是在此环境下完成的。工作簿中的第一张表称为工作表。工作表的名称显示于工作表标签（sheet１～sheet3）上,当前 活动的工作表标签为白色，其余为灰色。
5. 表格区域：工作表中的若干矩形块，引用一个区域可用它的左上角单元格坐标和右下角单元格坐标表示，中间用冒号分隔，如B2：E5。
6. 数据类型：数值型和非数值型。
常用运算符
算术运算符：+ 、- 、* 、/ 、∧
字符连接运算符：&
关系运算符：<、<=、=、>、>=、< >
逻辑运算符：and 、or 、not
7. 函数与公式：函数是指用于进行某种目的的计算式子；公式是指由值、单元格引用、名字、函数或运算符组成的式子。
8. 样式：样式是单元格的格式组合，可以包括数字、字体、对齐、边框线、图案以及保护等六种格式类型。当用户定义了单元格的格式以后，可以将其作为样式保存，然后将该样式应用到其他的单元格或区域。
9.图表：图表是工作表数据的图形描述。Excel提供了多种图表类型，如：柱形图、折线图、饼图等，利用它们可以非常直观、醒目地描述工作表中数据之间的关系和趋势。
1. 标题栏：当前使用程序的名称与当前打开的文件名称（如下图所示）。
2. 菜单栏：管理程序中的全部命令以菜单(分类)方式列出（如下图所示） 。
　　
5.1.4 Excel 表格工作区的基本特征
10. 数据清单：在Excel工作表中具有相同格式的基于行数据可作为数据清单，数据清单与数据库中的数据表是同义词，其中的一行作为一条记录，一列作为一个字段。　　
标题栏
菜单栏
工具栏
公式编辑行
行标头
表单工作区
屏幕滚动条
状态栏
列标头
表单控制行
窗口按钮
活动单元格
3. 工具栏：以直观的图形按钮代表并执行菜单
中列出的命令（如上图所示） 。
4. 公式编辑行：用于输入与编辑单元格的内容
或运算式（如上图所示） 。
5. 列标与行标：列标用英文字母依次由左至右
排列，A，B，…IV共256列；行标
用数字自上而下排列，1，2，… 65536
行 （如上图所示） 。
6. 单元格：存储数据（如上图所示） 。
7. 表单工作区：制作表格的主工作区，由256
列、65536行组成（如上图所示） 。
8. 表单控制与显示状态：表单控制用于确定或选择不同的工作表单；显示状态用于显示程序的运行状态。
9. 屏幕滚动条：查找当前屏幕中显示不出来的有关部分。

5.2 Excel 的基本操作
5.2.1 创建工作簿
1. 新建一个工作簿文件
启动Excel 后,系统自动产生一个名为Book1的新工作簿。
2. 数据输入
单击单元格 → 直接在单元格输入数据
双击单元格 → 在编辑框内输入数据
注意：
① 数值数字右对齐，字符左对齐。
② 数值输入超长，扩展到右边列；若右边有内容，截断显示。
③ 按Tab、shift+Tab、←、↑、→、↓进行单元格之间的移动。
3．数据输入技巧
(1) 有规律数据的输入
输入前2个数 → 选中该2个单元格 → 指向第2个单元格右下角自动填充柄→ 拖拉填充柄到结束。
如要建如下表格：
××单位《住房分配积分表》
先输入职工号，如下图所示：
填充柄
再拖拽填充柄，如下图所示
拖拽填充柄后自动产生的编号
（2）重复数据输入
对于单元格中分散的、内容重复的单元格的输入，可采用此法：
按住ctrl键 → 鼠标单击分散单元格并选定 →
输入数据 → 按ctrl+Enter
如对上述表格，按上述方法，选中C4，C6和C10，结果如下：
选中的单元格
输入“女”后，按ctrl+Enter，结果如下图所示：
数据输入结果如下表：
选中的单元格
输入了数据的表
（4）预选设置小数位或整数末尾0的个数
设置步骤如下：
（3）画表格线
打开“这框”按钮，选择所需的样式
工具/选项/编辑 → 自动设置小数点/位数→
输正数：设置小数位
输负数：设置整数尾0个数
在此设置小数位数
（5）使用公式和函数
输入公式和函数时以“=”作开关引导。
公式形式：=操作符和运算符
操作数：单元格、数字、字符、区域名、
区域
运算符：算术运算符+、-、*、/、∧、（ ）
字符串运算符&
关系运算符=、>、>=、<、<=、< >
公式例：=F2*1.25+G2
例如要求第一个人的总分,可按下图输入：
若要求表中的总分,可选定图中K3单元格,用鼠标拖动填充柄到其余单元格,如下图:
输入总分计算式
这是求和的第一种方法：利用公式实现
对于求和运算，可利用求和函数SUM。
如：SUM(5,C2,A1:B2)
表示求：5+C2+A1+A2+B1+B2之和。
SUM(E2:J2)
表示求：E2+F2+G2+H2+I2+J2之和。
操作时可键入函数和参数，如下图示，亦可直接使用工具栏中的自动求和按钮。
拖动填充柄后自动产生的其它总分
这是求和的第二种方法：利用鼠标拖动实现
Excel提供了近200个内部函数。如：财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数及信息函数等。
函数一般格式：函数名(参数1，参数2，…)
使用函数求和的表达式
建立函数步骤为：
选定欲填入公式的单元格 → 单击工具栏“粘贴函数”或打开菜单“插入/函数” → 选函数类别和函数名 → 输入参数
粘贴函数对话框如下图所示：
函数分类
选定类的函数列表
5.2.2 编辑表格
主要包括插入、删除、复制、移动等。
1. 选定单元格、行、列或工作表
（1）选定单元格
用鼠标单击某单元格，使其成为活动单元格，可用←、↑、→、↓或Tab键移动来改变活动单元格。
（2）选定行、列
单击行、列选择器。
选择连续单元格：先单击首单元格，再拖动鼠标到结束单元格位置或先单击首单元格，再shift+单击末单元格。
连续单元格区域表示：用区域左上角单元格和右下角单元格名，中间加冒号来表示，如：A1：A10等。
选择不连续单元格：ctrl+单击单元格。
(4) 选定工作表
选择满足一定条件的单元格，可选择“编辑”菜单中“定位”命令，单击其中的“定位条件”按钮，选择某个定位条件，如下图：
（3）选定区域
2. 复制和移动操作
选定内容→鼠标移至边框下边或右边，呈现空心箭头 移动：拖动单元格到新位置
复制：按住ctrl，拖动单元格到
新位置
3. 插入和删除操作
插入：选定插入的位置→插入/（单元格、行、列）
在此设定定位条件
删除：选定删除的对象（单元格、整行、整列）
→编辑/删除
再在上图所示快捷菜单中选择菜单“插入”，则在被选行上面插入两空白行，如下图示：
如要在以上表格中插入两行，可先选定行1、行2，如下图示：
选定行
选定区域的快捷菜单
再在相应单元格输入内容。
4.查找与替换操作
(1) 查找：单击“编辑”菜单→“查找”命令→“查找内容”（设定搜索方式和搜索内容）
下图为查找对话框：
插入的行
插入行后输入的内容
(2) 查找与替换：单击“编辑”菜单→“替换”命令→输入“查找内容”、“替换内容” 如下图所示
输入查找内容
设置搜索方式
输入搜索内容
输入替代内容
5. 批注
有批注的单元格，其右上角出现一个红色的小三角符号。
增加批注：选定单元格→单击“插入”菜单
单击”批注“命令→输入内容
(2) 撤消批注：选定单元格→单击“编辑”菜单
→单击”清除“命令
6. 工作表重命名
双击要重命名的工作表→输入新名字。
5.2.3 表格格式化
1. 表中数值的格式化
选定需格式化区域
格式工具栏（5种格式按钮）
“格式”菜单→“单元格”命令→ “数字”标签
→
单元格数字格式化对话框如下:
在此选择数字类型为数值
设定数值的小数位数
决定是否使用千分符
列宽：选定需改变列宽的区域→“格式”菜单
列宽
→“列”命令 最合适列宽
标准列宽
行高：选定需改变行高的区域→“格式“菜单”
→行“命令 行高
最合适行高
3. 字型、字体的设置
工具栏（字体样式、大
选定需设置的区域 小 、粗体、斜体等）
“格式“菜单→“单元格”命
令→“字体”标签
2. 行高和列宽的设置
下图为单元格字体、字号设置对话框：
在此设置字体
在此设置字号
在此设置字形
表格中数据对齐方式调整
→
工具栏（左对齐、居中、右对齐等）
“格式”菜单→“单元格”命令→“对齐”标签
5. 边框与底纹的设置
选择单元格或区域或整个表格→“格式”菜单→“单元格”命令→“边框”和“图案”选项卡。
6. “样式”的使用
“样式”即一组格式化设置的集合，可从“格式”菜单中的“样式”命令中进行选择。
4. 单元格内容的对齐
5.2.4 数据的显示、保存和保护
1. 数据的显示
窗口拆分：将工作表窗口拆分为几个窗口，每个窗口可显示工作表 。
窗口拆分方式
水平拆分：选取拆分线的行→“窗口”菜单 →“拆分窗口”命令
垂直拆分：选取拆分线的列→“窗口”菜单→“拆分窗口”命令
撤消拆分：“窗口”菜单→“撤消拆分窗口”命令
窗口冻结：固定窗口的上部或左部不随滚动条
的移动而动。可使用“窗口”菜单中
的 “冻结拆分窗口”命令。
隐藏数据：选要隐藏的行或列→“格式”菜单 →“行”或“列” 子菜单 隐藏(如上二图所示)
取消隐藏
窗口
冻结
此处隐藏了C、D二列
隐藏数据菜单
选定的待隐藏数据的数据列
2. 数据的保存和保护
(1) 保存数据
单击工具栏中“保存”图标
单击“文件”菜单→“另存为（A）”→“保存
位置”
保存对话框如下图所示:
选择文件保存的文件夹
输入文件名
(2) 区域或单元格的保护
选定要保护的区域→选择“格式”菜单→选“单元格”命令→“单元格格式”对话框→“保护”选项卡
“保护”选项卡对话框如下图所示:
在此设置单元格的保护方式
(3) 工作表的保护
选“工具”菜单中“保护”子菜单下的“保护工作表”命令，可决定区域和单元格的保护是否起作用。
(4) 工作簿的保护
选择“工具”菜单“保护”子菜单下的“保护工作簿”命令。
在此设置保护工作表的方式
在此可设置工作表密码
5.3 Excel 的数据库功能
Excel 工作表中的一个矩形区域，若满足下述
条件，可看成为一个数据库(数据清单)。
(1) 第一行必须为字段名；
(2) 每行形成一个记录；
(3) 字段名与记录、记录与记录、字段名与字
段名之间不能有空行或空列；
同一列各单元应具有相同的数据类型。
5.3.1 数据库的建立
在一页表的空白区域或一页空白表的第一行
输入每个字段名，即成为空数据库，再逐条输入
记录即可。如下所示为建立一个名为XSCJ的数据
表以及空数据表结构图。
XSCJ的数据库
XSCJ的空数据库结构图
这是字段名
这是记录
这是空数据库
5.3.2 数据记录的操作
记录的编辑、浏览、添加和删除
“记录单” 添加步骤：将光标放在工作表任意位
置→单击“数据”菜单 →单击“记
录单”→单击“新建”按钮→添加记
录放在数据表尾部。
这就是记录单对话框
两种方法:
一是直接添加,
二是利用记录单添加.
删除步骤：先选定需删除的记录→使用“删
除”按钮（永久删除记录）
进入下一字段，使用Tab键
操作时 进入下一条记录，使用Enter键
全部输入完毕，按“关闭”按钮
记录的排序
选中要排序的区域→单击“数据”菜单→单击“排序”菜单→选择排序字段名及升、降序
另外还可以根据文字序列或按行排序。
排序对话框如下图所示：
设置排序关键字
设置排序方式
在工作表数据区任选一单元格→单击“数据”
选择“筛选”子菜单→选“自动筛选”命令→按字段名旁下拉列表框按钮设定条件。
下图为设定自动筛选对话框：
在这里选定筛选条件
此外还可以进行自定义自动筛选或高级筛选。
记录的检索（筛选）
记录的检索操作步骤如下：
5.3.3 数据统计、汇总
用于统计、汇总的函数有：求平均值、最小值、最大值和统计记录个数。
除了使用函数进行统计、汇总外，还可用菜单命令，按某关键字段进行分类汇总。在分类汇总前必须按关键字段排序(升序或降序)。
分类汇总操作步骤如下：
选中数据表中任一个单元格→单击“数据”菜单 →选中“分类汇总” →对分类汇总对话框设置。
分类汇总对话框如下图所示：
5.3.4 存取Foxpro数据库
在“文件”菜单中的“打开”命令或“另存为”命令对话框中的“文件类型”列表框中选择“DBF3(dBASEⅢ)”或“dBASE文件”类型即可。
分类字段选择
汇总方式设置
5.4.1 创建图表
两种方式：
创建嵌入图表 将图表插入工作表数据附近。
创建图表工作表 在工作簿的其它工作表上
插入图表。
1.利用图表类型按钮快速创建嵌入图表
5.4 Excel 图表
选择“图表”工具栏的“图表类型”
快速创建的图表
选中作图的数据源(即单元格区域)
→
打开工具栏“图表向导”或菜单“插入图表”
→
选择图表类型
→
图表数据源
选择图表类型
→
→
图表选项
→
图表位置
→
嵌入图表
2.利用图表向导创建图表
“图表向导”对话框
选择“图表”类型
3. 选择不连续区域数据制作图表
选择了第一块区域后，按住ctrl 键，再继续
选择其它的一块或多块数据区域。创建方法与
前述相同。
5.4.2 创建图表工作表
创建图表工作表步骤与创建嵌入图表类似，
只是在“图表位置”中不选择“嵌入图表”，而选择
“新工作表”。
（1）打开“图表向导”对话框
（2）选择“下一步”一
（3）打开“图表数据源”对话框
根据需要修改有关设置
（4）打开“图表选项”对话框
根据需要修改有关选项
（5）选择“新工作表”
可创建后的新工作表
单击“完成”即可创建
图表菜单如右图所示：
鼠标光标进入图表区
→
单击鼠标右键
→
选图表菜单
→
“图表区格式”
“清除”(删除视图)
“设置三维视图格式”
“图案”
“字体”
→
这是图表菜单
5.4.3 有关图表区的操作
图表边框的设置区
图表区格式对话框如下图所示：
图表颜色设置
1. 图表的缩放、移动、复制和删除
选中
图表
鼠标指向图表任意处 拖曳图表
移动
缩放
鼠标指向图表控制点之一
拖曳图表
复制
删除
Del
鼠标指向图表任意处
Ctrl+拖曳图表
5.4.4 图表的编辑
2. 改变图表类型
选中图表
图表/图表类型
选择某种图表类型和子类型
3. 选中图表对象
指向图表对象单击 或 图表工具栏的“图表对象”按钮。
4. 删除图表中的数据系列
选中数据系列，Del键。
5. 增加数据
嵌入图表：直接选中数据，拖曳到图表；也可用图表/添加
数据命令 。
独立图表：选中图表 图表/添加数据 选中欲添加的数据.
选中图表对象
图表/图表选项
选择上述6个标签之一，根据对话框进行设置
增加标题、 坐标轴、网格线、图例、数据标志、数据表等。
5.5 Excel 的打印操作
打印步骤：设置打印区→页面设置→打印预览
→ 打印
5.5.1 打印页面设置
激活“文件”菜单
→
单击“页面设置”命令
→
页面：设置缩放比例、纸张大小、打印方向。(见下图)
页边距：上、下、左、右边框，水平、垂直、居中方式等。(见下图)
页眉/页脚：设置页码、日期、时间、文件名、工作表名。 (见下图)
工作表：设置分页顺序，是否打印网格线，行、列序号等。(见下图)
这是设置纸张型号
这是设置预览或打印比例
这是设置页边距
这是设置页眉对话框
这是设置打印区域
这是设置打印顺序
5.5.2 打印区域的设置
设置打印区域的步骤如下：
选定打印区域所在工作表→选定所需打印
区域→单击“文件”菜单→“打印区域”命令→设置
打印区域（见下图）:
打印区域命令
5.5.4 打印预览及打印
激活“文件”菜单
→
“打印预览”命令
→
单击
“打印”
这是分页预览提示框
5.5.3 分页预览
激活“视图菜单” →“分页预览”命令