office2003基础知识

(共87张PPT)
Office 2003办公软件
第四章 Office办公软件
Office 2003简介
文字处理软件——Word 2003
电子表格处理软件——Excel 2003
演示文稿制作软件——PowerPoint 2003
4.1 Office 2003简介
Office 2003标准版主要包括以下六个组件：字处理软件Word 2003、电子表格软件Excel 2003、演示文稿制作软件
　PowerPoint 2003、数据库软件Access 2003、信息管理软件Outlook 2003 以及网页制作软件FrontPage 2003。
1．Office 2003安装
将光盘放入光驱，安装程序会自动运行。根据窗口的提示，在每一步做出选择设置后，点击“下一步”按钮，直到提示安装成功。
2．程序的启动：（以Word为例）
单击【开始】→【程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Office Word 2003】菜单命令。
打开“资源管理器”，找到相应的Office文件，双击文件图标即可。
在桌面上建立程序的快捷方式，双击图标即可启动程序。
3．程序的退出：
在应用程序窗口中选择【文件】→【退出】菜单命令。
单击应用程序标题栏右侧的“关闭”按钮。
双击标题栏最左侧的图标。
按组合键“Alt+F4”。
4．Office 2003的帮助系统
使用“提出问题”文本框或者“帮助”菜单
使用Office助手
4.2 文字处理软件—Word 2003
4.2.1 Word 2003窗口的结构
4.2.2 文档的建立
1．新建文档
选择【文件】→【新建】命令，在 “新建文档”任务窗格中选择需要建立的文档类型即可建立相应类型的空白文档。
在“新建文档”任务窗格中的“模板”选项区，选择相应的模版来建立具有特定格式的新文档。
单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮，创建一个空白文档。
2．打开已有文档
在“资源管理器”中双击文件的图标。
在Word窗口中，单击【文件】→【打开】菜单命令，弹出“打开”对话框，在下方的文档列表中选定需要打开的文档，单击“打开”按钮即可。
单击“常用”工具栏中的“打开”按钮，也可弹出“打开”对话框。
3.保存文档
（1）新建文档的保存
选择【文件】→【保存】命令或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 　，即弹出“另存为”对话框。在“保存位置”下拉列表框中选择文档需要保存的路径，在“文件名”框中输入文件名，单击“保存”按钮即可。
（2）已有文档的保存
对于保存过的已有文档进行了再次编辑和修改后，保存方法如（1），只不过不需要进行命名。
4. 关闭文档
（1）选择【文件】→【关闭】命令或单击菜单栏右端的“关闭窗口”按钮　 。
（2）选择【文件】→【退出】菜单命令或单击标题栏右侧的“关闭”按钮 ，退出Word应用程序。
如果文档编辑后未保存，关闭时将会弹出提示对话框，选择“是”则保存当前文档并关闭，选择“否”则放弃保存并关闭，选择“取消”则会取消关闭文档的操作。
1. 输入文本
　　在进行文本输入以前，必须将光标先定位到相应的位置。当录入的文本到达文档右边界时，Word会自动换行。当一个段落的文本输入结束时，按Enter键可以开始下一个段落。
2. 输入符号、数字
例如要插入字符“＠”，步骤如下：
把光标定位到要插入符号的位置。
选择【插入】→【符号】命令，打开“符号”对话框（如右图），　　
　　在符号列表中单击需要输入的符号“＠”。
单击“插入”按钮即可。
4.2.3 编辑文档
3. 文本的选定
选定文本最简便的方法是用鼠标拖拽。方法是：将光标移动到需要选定文本区的开始，按住鼠标左键拖动鼠标，到达文本区末尾时释放鼠标，被选中的文本区将会突出反白显示（如下图）。
4. 移动与复制文本
选定需要移动或复制的文本。
选择【编辑】→【剪切】或【编辑】→【复制】命令。
定位光标到文档中需要移动或复制的新位置。
选择【编辑】→【粘贴】菜单命令。
5. 删除文本
按Backspace键可以删除插入点之前的字符，按Delete键可以删除插入点之后的字符。如果需要对大块文本进行删除，应先将需要删除的文本选定，然后按Backspace键或者
Delete键均可。
6．查找与替换文本
（1）查找
单击【编辑】→【查找】命令，打开“查找和替换”对话框，键入需要查找的字或词语，单击“查找下一处”按钮，系统会将查找到的文字反白显示。
（2）替换
单击【编辑】→【替换】命令，打开“查找和替换”对话框，键入被替换的文字和要替换的新内容，单击“查找下一处”按钮开始查找，当找到需要替换的文字时，单击“替换”按钮即可完成替换操作。
7．撤销与恢复
（1）撤销操作
单击【编辑】→【撤销键入】命令，或单击“常用”工具栏上的“撤销键入”按钮，可以撤销上一步操作。
（2）恢复操作
单击【编辑】→【恢复键入】命令，或单击“常用”工具栏上的“恢复键入”按钮，可以恢复上一步操作。
4.2.4 文档的排版
1. 字符格式的设置
使用“字体”对话框：选中目标文本，单击【格式】→【字　　　体】命令，打开“字体”对话框
使用“格式”工具栏
复制字符格式：通过“格式刷”来一次或多次复制格式
2. 段落格式的设置
（1）对齐方式的设置
对齐方式包括：
左对齐
右对齐
居中对齐
两端对齐
分散对齐
可使用“格式/段落”打开段落对话框来设置，或者用格式工具栏上相应按钮操作。
（2）缩进的设置
在水平标尺上有四个滑块对应了四种缩进方式（如下图），选定需要设
置缩进的段落，用鼠标拖动标尺上相应的滑块改变段落的缩进值。
（3）段落间距的设置
在“段落”对话框中的“间距”选项区，可以设置当前段落与前一段之间的“段前”距和与后一段之间的“段后”距。段落中相邻两行文字之间的距离在“行距”框中设置。
首行缩进
悬挂缩进
左缩进
右缩进
3. 设置边框和底纹
（1）设置边框
首先选中需要添加边框的文本，选择【格式】→【边框和底纹】命令，打开“边框和底纹”对话框，先在“设置”栏中选择边框类型，然后在右侧的“线型”、“颜色”、“宽度”列表框中选择框线的线型、颜色和宽度。
（2）设置底纹
先选定需要添加底纹的文本或段落，打开“边框和底纹”对话框，选择“底纹”选项卡，在“填充”组中选择底纹的颜色，在“样式”、“颜色”列表框中选择底纹的图案样式和颜色。
4. 设置列表格式
（1）项目符号列表
首先选定需要添加项目符号的段落，单击【格式】→【项目符号和编号】命令，打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号”选项卡中选择项目符号的样式。
（2）编号列表
选定要添加编号的段落，打开“项目符号和编号”对话框，选择“编号”选项卡，选中某个编号样式，单击“确定”按钮。
5．设置分栏
选中需要分栏的段落，单击【格式】→【分栏】命令，打开“分栏”对话框。在“预设”中选择分栏的样式，如果栏数比较多，可以在“栏数”框中输入；在“宽度和间距”区域内设置每一栏的宽度和间距；在“应用于”框中选择分栏的范围。
4.2.5 表格的制作
1．创建表格
使用“插入表格”对话框
定位光标到需要插入表格的位置。
选择【表格】→【插入】→【表格】命令，打开“插入表格”对话框。
在“行数”和“列数”框中输入表格的行、列数。
单击“确定”按钮，在光标所在处就出现了一个设置好行列数的表格。
使用常用工具栏“插入表格”按钮
手工绘制表格：打开“表格和边框”菜单
2．编辑表格
（1）输入文本
用鼠标点击将光标定位到需要输入文本的单元格中，输入的方法与在文档中输入一样，利用键盘上的“Tab”键可以依次将光标移动到每一个单元格，完成整个表格的输入。
（2）选定单元格
按住鼠标左键在表格中拖动可以选定任意个单元格。
（3）清除单元格内容
选定需要清除的单元格，单击“Delete”键或者选择【编辑】→【清除】→【内容】命令。
3．改变表格的结构
（1）调整行高/列宽
将鼠标指向表格内部需要移动的行线或列线上，指针会变为 或 的形状，拖动鼠标将框线调整到目标位置。
（2）插入／删除单元格
把光标定位到要插入单元格的位置，选择【表格】→【插入】→【单元格】命令，弹出“插入单元格”对话框（如下图），其中的“活动单元格右（下）移”选项是在选定单元格的左侧（上方）插入新的单元格，“整行（列）插入”选项是在选定单元格的上方（左侧）插入新行（列）。
（3）插入／删除行（列）
插入行操作：在需要插入行的位置处选定一行或多行，单击【表格】→【插入】命令，根据插入的位置选择【行（在上方）】或【行（在下方）】命令。
插入列操作：在需要插入列的位置处选定一列或多列，单击【表格】→【插入】菜单命令，根据插入的位置选择【列（在左侧）】或【列（在右侧）】命令。
删除行（列）：选定需要删除的行（列），单击【表格】→【删除】→【行（列）】命令。
（4）合并／拆分单元格
合并单元格：选定需要合并的单元格，单击【表格】→【合并单元格】命令，即可合并为单个单元格。
拆分单元格：将光标定位到需要拆分的单元格，单击【表格】→【拆分单元格】命令，弹出“拆分单元格”对话框，在其中的“行数”和“列数”栏中输入需要拆分的行、列数。
4．格式化表格
　　选择【视图】→【工具栏】→【表格和边框】，显示“表格和边框”工具栏（如下图），然后选定需要设置对齐方式的单元格区域，点击工具栏中的“对齐方式”按钮 旁边的下拉箭头，在弹出的按钮列表中选择合适的对齐方式。
5．表格数据处理
（1）数据求和
将光标定位到需要计算和的单元格中，单击“表格和边框”工具栏中的“自动求和”按钮 ，在光标所在位置即显示出计算的结果。
（2）数据排序
将光标定位到需要排序的列中某个单元格，然后点击“表格和边框”工具栏中的“降序排序”按钮 ，结果此列实现了降序排列。
4.2.6 图形编辑
1．图片的插入
（1）插入剪贴画
定位光标，选择【插入】→【图片】→【剪贴画】命令，在 “剪贴画”任务窗格中输入搜索的内容，在搜索结果中单击需要的剪贴画，即完成插入操作。
（2）插入图片文件
定位光标，选择【插入】→【图片】→【来自文件】命令，在对话框中找到图片，点击“插入”按钮完成操作。
（3）插入艺术字
定位光标，选择【插入】→【图片】→【艺术字】命令，在对话框中选择字体样式，在“编辑“艺术字”文字对话框（如右图）中选择字体、字号，输入文字内容，完成操作。
2．图片的编辑
（1）调整图片大小
选中某个图片之后，在图片的四周会出现八个控制点，用鼠标拖动控制
点可以改变图片的大小。
（2）设置图片格式
可使用“图片”工具栏（如下图）对图片进行格式设置。常用的操作有：裁剪、旋转图片、设置文字环绕方式等。所有操作的前提是先选中图片。
3．图形的绘制
从【视图】→【工具栏】菜单中启动“绘图”工具栏，在其中的“自选图形”菜单中选择绘制的图形种类，如选择“矩形”（如下图）。鼠标会变成十字形，按住左键在文档中合适的位置拖动鼠标绘制出图形。
4．图形的编辑
（1）改变图形的大小：用鼠标拖动图形周围的控制点可以改变图形的大小。
（2）设置图形的格式：首先选定需要设置的图形，之后
设置线条：单击“绘图”工具栏上的 　 改变线条的线型，单击 按钮旁边向下箭头可以选择线条的颜色。
设置填充色：单击“绘图”工具栏上 　按钮旁的箭头选择填充颜色。
设置立体效果：单击“绘图”工具栏中的“阴影样式”按钮 　或者“三维效果样式”按钮 　，从弹出的样式中选择合适的立体效果。
5．图形的组合
按住Shift键依次选定所有需要组合的图形，单击“绘图”工具栏中的【绘图】→【组合】命令，或者在选定图形的区域中单击右键，在快捷菜单中选择【组合】→【组合】命令，图形就成为一个整体。
4.2.7 页面设置
2．设置纸张
在“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，选择所需要的纸张类型，还可以选择“自定义大小”，然后输入自定义纸张的“宽度”和“高度”，在“应用于”列表中选择以上设置的应用范围。
1．设置页边距
　　页边距就是正文边界与页面边界之间的距离。单击【文件】→【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中（如右图）输入四个方向的边距、选择打印的方向、选择应用页边距的范围。
3．设置页码
（1）插入页码
选择【插入】→【页码】命令，在“页码”对话框中可以选择页码的位置、页码的对齐方式。
（2）设置页码的格式
在“页码”对话框中单击“格式”按钮，在“页码格式”对话框中设置页码采用的数字形式、含有章节号的页码样式、起始页码的编号等。
（3）删除页码
单击【视图】→【页眉和页脚】命令，单击区域中的某个页码将它选定，按Delete键删除。
4．设置页眉和页脚
页眉和页脚分别处于页面的顶部和底部，单击【视图】→【页眉和页脚】命令，即进入其编辑状态。在页眉编辑区输入页眉的内容，然后单击“页眉和页脚”工具栏中的“在页眉和页脚间切换”按钮 ，可以切换到页脚编辑区，输入页脚的内容。
　　还可以设置特殊格式的页眉/页脚，单击“页眉和页脚”工具栏中的“页面设置”按钮 ，弹出“页面设置”对话框（如右图），可以设置其中的“奇偶页不同”或“首页不同”。
4.2.8 打印文档
1．打印预览
单击【文件】→【打印预览】命令，或者单击“常用”工具栏中的“打印预览”按钮 进入预览视图，视图中会出现“打印预览”工具栏（如下图）。
2．打印
单击【文件】→【打印】命令，打开“打印”对话框（如下图）。在“页面
范围”栏中选择需要打印的页面，“副本”栏中可以输入文档打印的份数。
4.3 电子表格处理软件—Excel 2003
4.3.1 Excel 2003的工作窗口
单击【开始】→【程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Office Excel 2003】命令，启动Excel程序，即打开其工作的窗口（如下图）。
4.3.2 工作簿的管理
1．建立工作簿
单击“常用”工具栏中的“新建”按钮　 。
选择【文件】→【新建】命令，弹出“新建工作簿”任务窗格，单击“空白工作簿”选项。
在“新建工作簿”任务窗格中选择“本机上的模板”，可创建一个基于模板的工作簿。
2．打开工作簿
在资源管理器中找到要打开的Excel文档图标，双击图标。
选择【文件】→【打开】命令，在“打开”对话框中选择要打开的文档。
启动“开始工作”任务窗格，在“打开”栏中选择最近编辑过的工作簿。
3．保存工作簿
新建工作簿的保存：选择【文件】→【保存】命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮 ，在“另存为”对话框中设置保存位置、名称等。
修改、编辑过的工作簿保存：直接单击【文件】→【保存】命令或单击“常用”工具栏中的“保存”按钮即可。
4.3.3 工作表的管理
1．插入/删除工作表
插入工作表：选中一个工作表标签，单击【插入】→【工作表】命令，即可在所选工作表前插入一张新的工作表。
删除工作表：选中要删除的工作表标签，单击【编辑】→【删除工作表】命令。
2．移动/复制工作
移动工作表：选中要移动的工作表标签，按左键拖动到适当的位置。
复制工作表：选中要复制的工作表标签，按住Ctrl键拖动鼠标将标签拖拽到需要复制的位置。
3．重命名工作表
选择需要重命名的工作表标签，然后执行下列操作之一：
单击【格式】→【工作表】→【重命名】命令，输入新的名称。
双击工作表标签，输入新名称。
点击鼠标右键，在快捷菜单中选择“重命名”，输入新的名称。
4.3.4 工作表的编辑
1．选定单元格
单个单元格的选定：用鼠标单击单元格。
连续多个单元格的选定：单击区域的第一个单元格，拖拽鼠标到区域的最后一个单元格。
整行/列的选定：单击行号/列号。
2．输入数据
（1）文本的输入：在单元格中输入文本自动显示为左对齐，对于需要作
为文本的数字，输入时需要在其前面加单引号“ ’ ” 。
（2）数字的输入：在单元格中输入数字时自动显示为右对齐，输入数字
较长时，将以科学计数法形式显示。
（3） 日期/时间的输入
输入日期时，可以用斜杠“/”或“-”来分隔年、月、日。
输入时间时，如果按12小时制输入，则要在时间后加一空格，然后输
入a或p，例如：“下午3时50分20秒”可输入为：“3:50:20 p” 。
3．修改单元格的内容
利用编辑栏：单击需要修改的单元格，在编辑栏中进行输入、修改。
直接利用单元格：单击需要修改的单元格，直接输入内容可以完全覆盖原来的数据；若是进行部分修改，可以双击单元格。
4．清除单元格的内容
首先选定需要清除的单元格或区域，然后执行下列操作之一即可：
选择【编辑】→【清除】→【全部】命令。
按键盘上的Delete键。
在选定区击右键，在快捷菜单中选择“清除内容”。
5．复制或移动单元格内容
（1）复制单元格：选定要复制的单元格，单击【编辑】→【复制】命令，然后单击要粘贴的目标单元格，选择【编辑】→【粘贴】命令。
（2）移动单元格：选定要移动的单元格，单击【编辑】→【剪切】命令，然后单击目标单元格，选择【编辑】→【粘贴】命令。
6．数据的插入与删除
插入单元格：选定需要插入单元格的区域，单击【插入】→【单元 格】命令，在“插入”对话框中选择插入的方式，“确定”即可。
插入行/列：选定需要插入的行/列的区域，选择【插入】→【行 /列】命令，即可在选定行/列的上方/左侧插入空白的行/列。
删除数据：选定需要删除的单元格区域，单击【编辑】→【删除】命令，打开“删除”对话框，选择删除方式，点击“确定”按钮。
4.3.5 格式化工作表
1．格式化文字
选定要设置格式的单元格区域，利用“格式”工具栏可以快速对文字进行格式化。更复杂的格式设置可以单击【格式】→【单元格】命令，在“单元格格式”对话框中对字体、字形等进行设置。
2．格式化数字
选择需要设置的单元格区域，打开“单元格格式”对话框的“数字”选项卡，左侧为数字格式的分类，右侧为对应类型的具体格式，根据需要选择类型和格式。
3．设置文本对齐方式
选择需要设置对齐方式的单元格区域，打开“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡，可以设置文本水平、垂直方向的对齐方式，在“方向”选项区中用鼠标拖动文本指针调节文本的倾斜度。
4．设置单元格边框、底纹
（1）添加边框：选定要添加边框的区域，在“单元格格式”对话框的“边
框”选项卡中可以选择边框的位置，线形及颜色。
（2）添加底纹：选定要设置背景颜色的区域，在“单元格格式”对话框的
“图案”选项卡中可以设置底纹的颜色、图案。
5．调整行高／列宽
（1）调整行高；选择需要调整高度的行区域，用鼠标拖动区域边界的
行号之间的分割线，可以同时调整区域内的所有行高。
（2）调整列宽：选定要调整列宽的列区域，用鼠标拖动区域边界的列
号之间的分隔线，可以调整区域内的所有列的列宽。
6．使用条件格式
选定需要条件格式化的单元格区域。
单击【格式】→【条件格式】命令，弹出对话框（如图）。
在“条件1”下拉列表框中选择条件的依据和数值的取值范围。
点击“格式”按钮，在弹出的对话框中设置条件成立时要采用的格式。
若要添加新的条件，点击“添加”按钮，重复以上步骤。
4.3.6 公式及函数的使用
1．公式中的运算符
算术运算符：用于完成基本的数学运算，包括加（+），减（-）、
乘（*）、除（/）、百分号（%）、幂（^）等。
比较运算符：比较两个数值的大小并返回逻辑值TRUE或FALSE，包
括小于（<）、大于（>）、等于（=)、小于等于（<=）、大于等于
（>=）、不等于（<>）。
文本运算符（＆）：将两个文本值串起来产生一个连续的文本值。
引用运算符：用于对单元格区域的合并计算。
冒号（：）：区域运算符，指包括在两个引用之间的单元格区域。
逗号（，）：联合运算符，将多个引用合并为一个引用。
2．公式的输入
例如对于公式：“A1+B2*3+D4”，首先在编辑栏中输入“=”，然后用鼠标点击A1单元格，在编辑栏即出现“A1”，继续输入“+”，再单击B2单元格，继续输入“*3+”，最后单击D4单元格，按Enter键即可。
3．函数的运用
（1）选定要运用函数计算结果的单元格；
（2）选择【插入】→【函数】命令，弹出“插入函数”对话框
（3）在对话框的“或选择类别”列表中选择要输入的函数类型；
（4）在“选择函数”列表框中选择要输入的函数；
（5）单击“确定”按钮，会弹出“函数参数”对话框；
（6）在参数框中用鼠标单击选定单元格，作为运算的参数。
（7）单击“确定”按钮，函数的运算结果就出现在最先选定的单元格中。
4．自动填充数据
（1）填充序列
若要填充一个等比序列，可以在任一单元格输入序列的初始值，单击【编辑】→【填充】→【序列】命令，弹出“序列”对话框（如下图），选择序列产生的方向、序列类型、步长值、终止值。
（2）填充相同的数据
在某个单元格中输入要填充的内容，用鼠标指在此单元格右下角的填充柄上，在行或列的方向上拖动鼠标，即可在行或列上复制此单元格的内容。
（3）填充公式
一个学生成绩表，现在要计算出每个学生的平均分，首先利用函数
AVERAGE计算出第一个学生的平均分，然后鼠标指向此单元格右下角的填充柄，拖动鼠标向下填充即可得到其余学生的平均分。
4.3.7 绘制图表
1. 创建图表
（1）选定需要生成图表的数据区域，可以包含数据区的标题。
（2）选择【插入】→【图表】命令，打开“图表类型”对话框，选择一种图表的类型。
（3）点击“下一步”按钮，进入“图表源数据”对话框（如左图） 。
（4）在对话框中可以修改创建图表的源数据区、指定系列的位置，继续点击“下一步”进入“图表选项”对话框（如右图）。
（5）设置图表的标题，横坐标和纵坐标的标题、图例的位置、数据表的显示与否等相关的选项，继续单击“下一步”，进入“图表位置”对话框，选择图表的插入方式：独立图表或嵌入式图表。
（6）单击“完成”按钮，即完成了图表的创建。
2．修改图表
单击图表区域选中图表，在快捷菜单中可以通过“图表类型”、“源数据”、“图表选项”、“位置”四个命令返回到图表创建过程中所经过的四个对话框中，再重新设置。
如果要修改图表中的外观格式，可以通过双击图表中相应的对象区域来实现。
4.3.8 数据管理及分析
1．利用记录单管理数据清单
定位光标到清单中的任一单元格，单击【数据】→【记录单】命令，弹出“记录单”对话框（如下图），其中显示了数据清单中的字段名及字段值、当前的记录号，可以通过“新建”、“删除”按钮来添加、删除记录，“上一条”、“下一条”可以在各条记录间滚动显示。
2．数据排序
（1）简单排序
如果清单中的数据只要求按照某一列进行排序，只需先选定该列中的任
何一个单元格，然后点击“常用”工具栏中的“升序”按钮、“降序”按钮即可将该列数据排序。
（2）复杂排序
选定数据清单中的任一单元格。
单击【数据】→【排序】命令，即可打开“排序”对话框。
在“排序”对话框中设置排序的三个关键字及相应的排序方式。
点击“确定”按钮，即可看到排序后的结果。
3．数据筛选
（1）自动筛选：可以直接在字段中执行筛选。
单击数据清单中的任一单元格，选择【数据】→【筛选】→【自动筛
选】命令，在各个字段名右侧出现一个筛选箭头按钮，点击某筛选箭头
可以设置对于该字段的筛选方式。
（2）高级筛选：适用于较复杂的筛选。
选定数据清单中要筛选的数据范围。
在数据清单区之外的空白区设置条件区域，输入各条件的字段名和条
件值。
选择【数据】→【筛选】→【高级筛选】命令，弹出“高级筛选”对话框
在方式栏中选择“将筛选结果复制到其他位置”选项，“列表区域”即为操
作前选定的筛选范围区，这里可用鼠标拖动进行更改；单击“条件区域”文
本框，用鼠标拖动选定条件区域；单击“复制到”文本框，用鼠标单击指定
筛选结果出现的位置。
单击“确定”按钮，在指定位置即出现了筛选结果。
4．分类汇总
例：对于学生成绩单要按班级对英语、数学两科的平均分进行计算汇总
（1）首先应按照分类所依据的字段进行排序（本例为“班级”）；
（2）选择【数据】→【分类汇总】命令，弹出“分类汇总”对话框；
（3）在“分类字段”框中选择“班级”；“汇总方式”框中选择“平均值”；“选定汇总项”框中选择“英语”、“数学”复选框；
（4）单击“确定”按钮。
4.3.9 打印工作表
1．设置工作表的页面
（1）页面设置
单击【文件】→【页面设置】命令，在“页面设置”对话框中设置页面的打印方向、缩放比例、设置纸张的大小等。
（2）页边距的设置：在“页边距”选项卡中，可以设定上、下、左、右四边的边距，页眉和页脚的边距和表格的对齐方式。
（3）工作表的设置：在“工作表”选项卡中，可以选取需要打印的部分区域，还可以指定打印的行、列顺序等。
2．打印工作表
对工作表进行预览，当效果符合要求便可以进行打印。单击【文件】→
【打印】命令，在“打印内容”对话框中可以选择使用的打印机、设置打印
的页面范围、打印的份数等。
4.4 演示文稿制作软件—PowerPoint 2003
4.4.1 PowerPoint 2003的工作窗口
单击【开始】→【程序】→【Microsoft Office】→【Microsoft Office
PowerPoint 2003】命令，即打开了PowerPoint 2003的工作窗口。
4.4.2 创建演示文稿
启动PowerPoint之后，选择【文件】→【新建】命令，在窗口右侧会出现“新建演示文稿”任务窗格（如右图）:
创建空白演示文稿
根据设计模板创建演示文稿
根据内容提示向导创建演示文稿
根据现有演示文稿创建演示文稿
4.4.3 编辑幻灯片
1．插入幻灯片
操作方法：在大纲窗格中选择需要在其后做插入操作的幻灯片，单击
【插入】→【新幻灯片】命令，即可看到出现了一张新的空白幻灯片；如果选择【插入】→【幻灯片副本】命令，则会插入一张与所选幻灯片
完全相同的一张新幻灯片。
2．输入内容
文本是幻灯片中最基本的对象，当建立一张新幻灯片之后，会看到有一些虚线框，这是占位符。占位符的形式代表了幻灯片的版式，有文本占位符、对象占位符，占位符的类型定义了其中内容的格式。
3．选择幻灯片
在普通视图中，在大纲窗格中单击任意一张幻灯片缩图，此幻灯片即被选中。若要选择连续的多张幻灯片，可以先选中第一张，然后按Shift键去选中最后一张；若要选择不连续的多张幻灯片，则按住Ctrl键去依次单击每一张需要选择的。
4．复制与移动幻灯片
复制幻灯片：在大纲窗格中选中需要复制的幻灯片，单击【编辑】→【复制】命令，然后把光标定位到需要插入的位置，单击【编辑】→【粘贴】命令即可。
移动幻灯片：在大纲窗格中选中要移动的幻灯片，单击【编辑】→【剪切】命令，然后把光标定位到需要插入的位置，单击【编辑】→【粘贴】命令即可。
5．删除幻灯片
选中需要删除的一张或多张幻灯片，点击右键在快捷菜单中选择“删除幻灯片”命令，或者直接按Delete键，就可以将选中的幻灯片从当前文稿中删除掉 。
4.4.4 格式化幻灯片
1．字体格式的设置
操作方法同Word，可以通过“格式”工具栏或者“字体”对话框完成。
2．幻灯片的版式设置
插入一张“新幻灯片”时，会出现“幻灯片版式”任务窗格，可以从其中选择需要的版式。还可以单击【格式】→【幻灯片版式】命令，重新单击需要的版式就可以进行修改。
3．幻灯片的背景设置
打开需要设置背景的演示文稿，选择其中的某张幻灯片，单击【格式】→
【背景】命令，打开“背景”对话框：
设置背景颜色：在“背景填充”下方的下拉列表中单击“其他颜色”，然
后在“颜色”对话框中选择需要使用的颜色。
设置填充效果：在“背景填充”下方下拉列表中选择“填充效果”，打开
“填充效果”对话框，包含渐变、纹理、图案、图片四种填充类别。
4．幻灯片模板设置
选定某张幻灯片，单击【格式】→【幻灯片设计】命令，在 “应用设计模板”列表中用鼠标指向需要的模板类型，点击其右侧的箭头，选择该模板的应用范围。
5．幻灯片配色方案设置
在“幻灯片设计”任务窗格中选择“配色方案”，选择其中的一种方案，然后单击任务窗格下方的“编辑配色方案”，弹出“编辑配色方案”对话框，可以根据自己的喜好定义每一项中的颜色。
6．幻灯片母版
选择【视图】→【母版】→【幻灯片母版】命令，进入“幻灯片母版”视图，可以对标题样式和文本的样式进行设置，还可以在下方添加日期、页脚等信息，或者在母版中插入一个对象（例如：剪贴画、图表等），在所有的幻灯片中都可以看到这些内容。
4.4.5 插入幻灯片的对象
1．插入图片
插入剪贴画：单击版式中的“插入剪贴画”图标 ，弹出“选择图片”对话框，选定需要的图片，点击“确定”按钮即可。
导入图片：单击版式中的“插入图片”按钮 ，弹出“插入图片”对话框，找到需要插入的图片，点击“插入”按钮即可。
2．插入表格
单击版式中的“插入表格”按钮 ，输入表格的行、列数，即可在幻灯片中创建一个空白表格，同时会出现“表格和边框”工具栏，可以向表格中输入数据，并利用工具栏对表格进行格式化操作。
3．插入图表
单击版式中的“插入图表”按钮 ，即可在幻灯片中出现一个图表模板和其数据表，用户按照自己的需要直接在模板上进行修改。
4．插入多媒体对象
插入声音：找到需要添加声音的幻灯片，单击【插入】→【影片和声音】→【文件中的声音】命令，在弹出的“插入声音”对话框中选择需要的声音文件，点击“确定”之后会弹出如下图的对话框，在对话框中选择此声音的播放方式 。
插入影片：单击【插入】→【影片和声音】→【文件中的影片】命令，即可弹出“插入影片”对话框，选择需要的影片插入，如同插入声音文件一样，需要设置影片的播放方式。
4.4.6 幻灯片中的动作设置
1．设置动画效果
（1）自定义动画：
找到需要设置动画的幻灯片，单击【幻灯片放映】→【自定义动画】命令，在窗口右侧即显示出“自定义动画”任务窗格。
在幻灯片中选择需要添加动画的对象，例如文本、表格、图片等。
点击“自定义动画”任务窗格中的“添加效果”按钮，即打开不同效果的选择菜单（如右图）。
选择需要的动画效果，或者选择“其他效果”菜单项，里面含有更丰富的动画形式。
（2）修改、删除动画
修改动画：在动画列表中选择需要修改的动画对象，点击上方的“更
　改”按钮，就可以从下拉菜单中选择其它的动画形式。
删除动画：在动画列表中选择需要删除的动画对象，点击上方的“删
除”按钮。
（3）更改动画出现的顺序
在“自定义动画”任务窗格中，选择一种动画对象，然后点击下方“重新排
序”旁边的两个箭头，就可以调整此动画在播放时出现的顺序。
2．幻灯片中插入超级链接
找到需要设置的幻灯片，选择其中的对象，比如文字、图片等，然后单击【插入】→【超链接】命令，打开“插入超链接”对话框（如下图），点击“书签”按钮，通过幻灯片编号选定需要链接到的目标幻灯片。
3．幻灯片中插入动作按钮
添加动作按钮的方法：选择【幻灯片放映】→【动作按钮】命令，打开按钮选择的级联菜单。
鼠标点击选中某动作按钮，在需要添加按钮的位置，拖动鼠标即出现一个动作按钮，同时弹出“动作设置”对话框。在此对话框中可以设置的动作有超级链接、运行程序、播放声音，根据播放的需要来进行设置。
4.4.7 放映幻灯片
1．设置幻灯片切换方式
（1）单击【幻灯片放映】→【幻灯片切换】命令，在窗口右侧出现“幻灯片切换”任务窗格。
（2）在大纲窗格中选定需要设置的幻灯片，然后在
“幻灯片切换”任务窗格列表框中选择一种过渡方式。
（3）在“声音”下拉框中选择切换时的声音效果，在“换片方式”中可以设置使用单击鼠标换片，也可以设置间隔时间自动换片。
（4）如果当前的切换效果要应用于演示文稿的所有幻灯片，可以点击“应用于所有幻灯片”按钮，否则就只对当前这张幻灯片有效。
2．排练计时
单击【幻灯片放映】→【排练计时】命令，进入放映状态，同时显示一个时钟来记录当前这张幻灯片的放映时间，此张幻灯片放映结束点击鼠标进入下一张，放映完毕，每张幻灯片的放映时间都被记录下来。
3．启动放映
单击【幻灯片放映】→【观看放映】命令，从第一张幻灯片开始播放。
单击大纲窗格下方的“幻灯片放映”按钮，从当前这张幻灯片开始播放。
4．设置放映方式
单击【幻灯片放映】→【设置放映方式】命令，打开“设置放映方式”对话框。
在“放映类型”区中可以选择适当的放映类型 。
在“放映选项”区中可以选择是否循环放映，是否添加动画等。
在“放映幻灯片”区中，可以只选择部分幻灯片播放。
在“换片方式”区中，可以设置是否采用排练计时。
4.4.8 打印演示文稿
1．页面设置
单击【文件】→【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框（如下图）。在“幻灯片大小”下拉框中选择打印纸张的大小；在“宽度”和“高度”数值框中可以自定义打印纸张的大小；还可以设置打印幻灯片编号的起始值、幻灯片打印的方向。
2．打印幻灯片
单击【文件】→【打印】命令，弹出“打印”对话框，然后选择使用的打印机名称，在“打印范围”中设置需要打印的幻灯片的编号，在“份数”中输入需要打印的副本数目，单击“预览”可以进入打印预览视图。